¿Qué es la ficha clínica?
La ficha clínica es un instrumento obligatorio en el que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud de las personas. Es custodiada por uno o más prestadores de salud que atienden a cada persona. Ahí se registran las atenciones para integrar la información necesaria en el proceso asistencial. De esa manera, se permite una atención continua, coordinada y centrada en los pacientes y sus necesidades clínicas.

¿En qué soportes se pueden registrar los datos de la ficha clínica?
La ficha clínica podrá estar en formato electrónico, en papel o en cualquier otro soporte. Pero siempre se debe considerar que los registros sean completos y se asegure el oportuno acceso, conservación y confidencialidad de los datos, así como que su contenido sea auténtico y considere los cambios efectuados en la ficha.
Cuando las fichas son en papel, se deberá considerar el registro y disponibilidad de un conjunto mínimo de datos. La forma, el procedimiento y el plazo serán definidos por el Ministerio de Salud en una resolución.

¿Cuánto tiempo debe conservarse la ficha clínica?
Los prestadores de salud deberán conservar la ficha clínica por un período de al menos 15 años.

¿Cómo deberá habilitarse la interoperabilidad de las fichas?
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y permitir el intercambio de información y conocimiento entre ellos. Se refiere a los mecanismos, protocolos y las tecnologías que permiten que los datos fluyan entre diversos sistemas con una mínima intervención humana. Por ejemplo, si un médico tratante necesita datos de la atención de un paciente en otra consulta, hospital o clínica, a través de la interoperabilidad, puede tener acceso a esa información.
Los prestadores deberán adoptar las medidas que permitan la interoperabilidad con otros prestadores de salud para el acceso oportuno a la información contenida en la ficha que sea necesaria para garantizar la continuidad del cuidado del paciente.
Un reglamento emitido por el Ministerio de Salud establecerá la forma y las condiciones bajo las cuales los prestadores almacenarán las fichas, así como las normas necesarias para su administración, adecuada protección, eliminación e interoperabilidad.
El Ministerio de Salud tiene un plazo de 18 meses para actualizar el reglamento relacionado con la ficha clínica para permitir la interoperabilidad.

¿Qué pasa con la privacidad de la información contenida en la ficha?
Los prestadores son responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la ley sobre protección de la vida privada respecto de la reserva de los datos. Es decir, la interoperabilidad no significa que las fichas sean información pública, sino que solo se deben entregar a quienes la ley autoriza y en las circunstancias descritas en la ley.
De manera general, la Ley de derechos y deberes de los pacientes tiene establecido que quienes no estén directamente relacionados con la atención de salud de la persona no tendrán acceso a la información contenida en la respectiva ficha clínica.

¿En qué condiciones se puede igualmente acceder a datos de la ficha?
La información contenida en la ficha clínica, copia de toda o parte de ella, será entregada o será accesible, total o parcialmente, a solicitud expresa de las siguientes personas y organismos, en los casos, forma y condiciones que se señalan:

Al titular de la ficha clínica (paciente), a su representante legal o, en caso de fallecimiento, a sus herederos.
1. A otra persona debidamente autorizada por el paciente, mediante poder notarial simple o firmado a través de un sistema electrónico que garantice su autenticidad.
2. A los tribunales de justicia, siempre que la información contenida en la ficha clínica se relacione con las causas que los tribunales tramiten.
3. A los fiscales del Ministerio Público (que dirigen las investigaciones de los delitos) y a los abogados, previa autorización del juez competente, cuando la información se vincule directamente con los casos o defensas que tengan a su cargo.
4. Al Instituto de Salud Pública y al Ministerio de Salud, en el ejercicio de sus facultades.
5. A la Superintendencia de Salud, para dar cumplimiento a las facultades fiscalizadoras y sancionatorias que las leyes le otorgan respecto de los prestadores de salud.
6. Al prestador individual y a los profesionales de la salud que participen directamente en la atención de salud del paciente, para proporcionarles los datos que sean esenciales para garantizar la continuidad de su cuidado.